Q&A Kontorsflytt Gårda

Vid traditionell planering av ett kontor räknar man antal medarbetare och dimensionerar kontoret utifrån ett antal namngivna arbetsplatser, mötesrum och pausfunktioner. Ett flexibelt verksamhetsanpassat kontor planeras istället utifrån de aktiviteter medarbetarna utför om dagarna. Vår ambition är att skapa olika miljöer för olika typer av arbete, t.ex. koncentration, kreativitet, avslappnat och samverkan. Vi tillbringar också alltmer av vår tid i olika möten och vi arbetar från olika platser. Därigenom står flera skrivbord oanvända under dagen. Därför är vår övertygelse att vi kan minska antal skrivbord till förmån för andra typer av arbetsmiljöer som behövs i vårt sätt att arbeta. Detta innebär att medarbetarna blir av med sin personliga arbetsplats men får istället en palett av miljöer som stödjer de dagliga aktiviteterna.  

Jämfört med det traditionella öppna kontorskontoret kommer en flexibel miljö att ha många fler små rum. När medarbetaren arbetar i en flexibel miljö får hen ett större val mellan att arbeta i ett öppet utrymme eller ett stängt fokusutrymme. En grund är att öppna kontorslandskap är bra för vissa aktiviteter vi gör, men för många aktiviteter behöver vi andra utrymmen. Därför reduceras skrivbord i öppen planlösning och ersätts av andra utrymmen, till exempel små tysta rum, sociala ytor m.m.

Kontoren kommer innehålla ett antal olika arbetsmiljöer där vi kan sitta och arbeta. Vi har dimensionerat upp så att antalet möjliga arbetsplatser tar höjd för dagar med en högre beläggning (vi har utgått från en beläggning på x% baserat på hur vi arbetar efter pandemin). Däremot kommer det inte att finnas skrivbord till alla men det tror vi inte heller kommer att behövas. Det sätt som vi arbetar på idag och även imorgon gör att många av oss arbetar utanför kontoret eller sitter i möte.  

Clean-desk innebär att jag plockar undan efter mig när jag inte längre ska använda arbetsplatsen eller ska gå hem för dagen. Vi vill skapa en miljö som är ren och snygg med ordning och reda. Men en del i övergången till nytt arbetssätt är också att skapa en arbetsmiljö där alla kontorsarbetsplatser är tillgängliga för alla.  

I ett flexibelt kontor kommer rengöringsrutiner att anpassas för att säkra rena skrivbord, tangentbord och möss. Vid behov finns våtservetter och alcogel i närheten för ytterligare rengöring. Vi måste också ta ett gemensamt ansvar för att hålla saker rena. Man kan också erbjuda alla medarbetare personlig utrustning och förvara dem i sitt personliga skåp.

Den nya kontorsmiljön kommer bestå av förutom x antal ergonomiska skrivbord, flera tysta fokusrum/samtalsrum, arbetslounge och touch down arbetsplatser. Med tanke på att många av oss kan arbeta hemifrån ser vi att det alltid kommer finnas plats för dig som vill arbeta på kontoret.

För konfidentiella samtal kommer det att finnas små rum tillgängliga. Mängden tryckt papper minskar vanligtvis 60-70% i en flexibel miljö och på grund av policyn för ”clean desk” är risken att konfidentiella papper exponeras mycket små.

En huvudorsak till att vi inte har personliga arbetsstationer är att ett personligt skrivbord tar onödig mycket plats när ”ägaren” inte är där. Framför allt nu när hemmakontoret har kommit för att stanna. Enligt statistik nyttjas enbart ca 20-40% av skrivbordsplatserna – hur ser det ut för er?. Det här är mycket tomt kontorsutrymme som vi kan använda på ett bättre sätt, t.ex. för små mötesrum, fokus rum m.m. Givetvis får det nya arbetssättet även effekt på hur vi använder våra resurser och hållbarhet.

Den typiska tiden för hur länge man kan lämna ett skrivbord (utan rengöring) är en timme och femton minuter för ett tyst rum. Men detta är något vi gemensamt får komma överens om.

Det nya kontoret kommer vara  lättöverskådligt så det kommer inte vara ett stort problem och dessutom kan man fortfarande använda telefon, SMS eller chat

Teamet kommer att vara lite mer utspritt i det fysiska utrymmet eftersom man kan välja den plats du behöver eller gillar bäst. Det är alltid fritt fram att välja sitta bredvid den/de personer man vill ha nära utbyte av. Behovet av nya rutiner kan komma att behövas om man fysiskt vill samla sitt team, här blir givetvis ledaren en nyckelspelare.

Kundtjänst kommer att ha en dedikerad yta på kontoret då de har ett arbetssätt där de behöver vara på plats och vara fysiskt nära varandra.

Ja, vad du än väljer att bära med dig så måste du bära runt om du lämnar en plats i mer än en timme i ett öppet kontorslandskap. Målet är att vi måste ändra arbetssätt och bli mer ”papperslösa”. försöka ha dokument i våra datorer istället för på tryckt papper och i pärmar. Om du skriver ut något eftersom du tycker att det är lättare att läsa på papper än på en skärm, du kanske inte behöver spara utskriften när du har läst klart.

Det kommer att finnas fler områden för tysta arbetsplatser, fokusrum och samtalsrum. I ett flexibelt kontor signalerar du också uttryckligen till andra att du inte vill bli störd när du går in i ett tyst utrymme.

Ja, vi uppmuntrar till att arbeta i alla utrymmen på kontoret, beroende på din aktivitet och önskemål.

Teamsmöten kan vara mycket olika till sin karaktär. Det viktigaste är till kollegor runt omkring dig, vad är deras förväntningar baserat på deras val av utrymme. Kanske skall vi skapa olika zoner på kontoret när vi talar om teams möten? Här behöver vi komma överens om när ett teams möte är okej att ta i öppet landskap och när man behöver gå in i ett tyst rum.

Självklart kommer byte till ett flexibelt arbetssätt att kräva viss anpassning, och det kan kräva viss praxis i början. Du kommer att upptäcka att med lite övning och planering kommer du snart att vara van vid dina nya morgon- och eftermiddagsrutiner. Konceptet är att du skall finna det bästa anpassade platsen för dina uppgifter i allmänhet är fördelarna större än oron.

För konfidentiella samtal kommer det att finnas små rum tillgängliga. Mängden tryckt papper minskar vanligtvis 60-70% i verksamhetsanpassat på grund av policyn för ”clean desk” är risken att konfidentiella papper exponeras mycket små.

Naturligtvis ska alla sådana behov tillgodoses. Den personliga förvaringen kommer att vara tillräckligt stor för ett personligt tangentbord/mus. Personliga arbetsstolar blir svårt att tillgodose i denna begränsade kontorsyta. Man kan se till att få på plats flera olika varianter av arbetsstolar för att tillgodose behov samtidigt visar forskning att rörelse är det bästa för kroppen och det kommer ert nya kontor att stödja. I allmänhet minskar behovet av sådan utrustning vanligtvis med tiden på grund av den ökade rörelsen under hela dagen.

Vanligtvis JA. I ett flexibelt kontor är det viktigt att ha så få stolsmodeller och som är lätta att ställa in. En positiv effekt är att du faktiskt lär dig installationsfunktionerna på stolen och efter viss övning kommer detta att gå snabbt.

Ja

En grundläggande princip i en flexibel miljö är att skapa utrymmen som är lämpliga för de uppgifter (aktiviteter) vi skall utföra och samtidigt gör du ett aktivt val av plats. Ur ergonomisk synvinkel är det viktigt att vi har en variation och undviker statisk arbetsställning under en lång tid. Alla platser är inte avsedda för individuellt arbete med dator.

Samtliga medarbetare kommer bli erbjudna ett personligt skåp. I denna förvaring kommer du kunna förvara dina privata tillförligheter. Vi kommer givetvis se över all övrig förvaring så den optimeras, digitaliseras eller arkiveras på bästa sätt.

Gemensamma överenskommelser eller Goda vanor kommer vara en viktig puzzelbit för att det nya kontoret skall fungera, men den viktigaste aspekten är att fortsätta prata med varandra.

Det är mycket viktigt att introducera nya kollegor om ert nya sätt att arbete, här kommer chefen/HR ha en viktig roll. När det gäller att vara ny i ett Team kan t.ex. besluta om att lokalisera sig på en viss del av kontoret de första två veckorna eller så men handlar lika mycket om en ledarfråga.

Ja, en stabilare IT-miljö är en förutsättning för att allt ska fungera på det nya kontoret. Detta är en prioritering i den nya arbetsmiljön.

Ja, det kommer att finnas dockningsstationer vid varje skrivbord och eluttag i andra utrymmen också.

Varje skrivbordsutrymme kommer att vara utrustat med dockningsstation, en eller två bildskärmar, tangentbord, datorladdare, eluttag och datormus utformad för både vänster- och högerhänta.

Vi kommer att utvärdera de bästa alternativen; även titta på bredare skärmar, såsom 34”’